Asiakasrekisterin tietosuojaseloste (päivitetty 24.5.2018) Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
Rekisterinpitäjä
Villakas Oy, Y-tunnus: 2842552-9
Toivakantie 626, 51340 Hännilä
+358 40 708 9367, villakas@villakas.fi
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Tiina Leino
Toivakantie 626, 51340 Hännilä
+358 40 708 9367, villakas@villakas.fi
Rekisterin nimi
Villakas Oy asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu Villakas Oy:n oikeutettuun etuun, sopimukseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Henkilötietojen käyttötarkoitus on Villakas Oy:n ja sen asiakkaiden välisen asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen.
Lisäksi tietoja voidaan käyttää Villakas Oy:n tiedottamiseen (uutiskirje) sekä suoramarkkinointiin. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
– Nimi, titteli, yritys, y-tunnus, käynti- ja laskutusosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
– Asiakashistoria (esim. yhteydenotot, tilaukset sekä laskutukseen liittyvät tiedot)
– Suoramarkkinointikiellot
– Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot kerätään säännön mukaisesti asiakkaalta itseltään palveluiden ja verkkopalvelun käytön, tai muun asioinnin yhteydessä saaduista tiedoista, sekä sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sen aikana saaduista tiedoista.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Villakas Oy ei luovuta säännönmukaisesti rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin satunnaisesti luovuttaa Suomen lain mukaisesti esim. viranomaisille.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Villakas Oy käyttää palveluidensa toteuttamiseen Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolisia ohjelmisto- ja pilvipalveluita.
Tästä johtuen palvelun käyttämiseen liittyviä käyttötietoja sekä henkilötietoja siirretään osittain EU:n ulkopuolelle kolmansiin maihin.
Ko. palvelut ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta allekirjoittamalla Privacy Shield -sopimuksen.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakastietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja niitä käsittelevät vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten kuluttajansuoja-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).